PPK w małej firmie – to już ostatni dzwonek!

Sporo firm działających na rynkach finansowych to mali mikroprzedsiębiorcy dlatego dziś kilka słów przypomnienia o zasadach wdrożenia – lub nie 🙂 – PPK w takich firmach.

Czwarty etap wdrażania pracowniczy planów kapitałowych (PPK) trwa od 1 stycznia 2021 i właśnie dobiega końca. Ten etap dotyczy jednostek sektora finansów publicznych i najmniejszych podmiotów tj. zatrudniających poniżej 20 osób. Jeśli jeszcze nic nie zrobiłeś by wdrożyć PPK w Twojej firmie to już ostatnie chwile by zdążyć w terminie. Pamiętaj, że nawet jeśli zatrudniasz jedną osobę, to masz obowiązek podjąć działania zmierzające do wdrożenia PPK, choć – jak wyjaśnię poniżej – nie każdy przedsiębiorca w efekcie końcowym wdroży program w swojej firmie.

Terminy, o których  musisz pamiętać jeśli prowadzisz małą firmę, zatrudniającą mniej niż 20 osób, to pamiętaj:

• 23 kwietnia 2021 – termin na podpisanie umowy o zarządzanie PPK
• 10 maja 2021 – termin na podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Kto to jest osoba zatrudniona w rozumieniu ustawy o PPK?

Zgodnie z ustawą o pracowniczych planach kapitałowych (ustawa o PPK) uczestniczyć w programie PPK mogą „osoby zatrudnione”. Definicja osoby zatrudnionej odbiega od definicji pracownika w rozumieniu prawa pracy dlatego warto się z nią zapoznać. Za osoby zatrudnione uważa się zatem zgodnie z tą ustawą osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:

• pracowników, z wyjątkiem młodocianych oraz pracowników przebywających na urlopach górniczych lub urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla,
• osoby wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
• osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia (albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), które ukończyły 18. rok życia,
• osoby wskazane wyżej, przebywające na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Sprawdź czy przekazałeś zatrudnionym w Twojej firmie wszystkie informacje!

Jeśli zatrudniasz do 20 osób to pamiętaj, że zanim wprowadzisz PPK powinieneś przedstawić zatrudnionym przez Ciebie osobom wszystkie niezbędne informacje o programie PPK (przygotować i przekazać im materiały informacyjne) i przeszkolić osoby zatrudnione w tym zakresie (np. zorganizować im spotkanie, prezentację na ten temat), tak by zapewnić, że zrozumieją oni na czym polega uczestnictwo w PPK i jakie są jego zasady, m.in. w jakiej wysokości składki i przez kogo są odprowadzane w programie, jakie są zasady rezygnacji i przystąpienia. Z takich działań powinieneś zachować zapisy w swoim archiwum (np. potwierdzenie przeprowadzenia szkolenia wraz z informacją kto w nim uczestniczył, materiały jakie zostały przekazane osobom, które zatrudniasz) – w celu przedstawienia w wypadku ewentualnej kontroli.

PPK – wybór instytucji finansowej i zawarcie umów

Aby wdrożyć PPK w Twojej firmie musisz wybrać instytucję finansową, która będzie inwestowała i zarządzała środkami wpłacanymi do programu. Wybór ten nie może być przypadkowy – rozważ wszystkie warunki oferowane przez instytucję finansową w tym  koszty i wynagrodzenie za zarządzanie, a także oferowane techniczne i operacyjne udogodnienia (np. zasady dostępu osoby zatrudnionej do danych dotyczących inwestowanych środków, możliwość generowania niezbędnych dla Ciebie raportów, zakres pomocy technicznej i połączenie systemu instytucji finansowej z systemem kadrowo-płacowym). Weź też pod uwagę doświadczenie danej instytucji w zarządzaniu aktywami i wyniki w zarządzaniu oraz jej reputację na rynku.

Wybór instytucji finansowej powinieneś skonsultować z osobami przez Ciebie zatrudnionymi. Warto także skontultować wybór z osobą zajmującą się sprawami kadrowo-płacowymi – a to ze względów techniczno-operacyjnych – to ta osoba właśnie będzie używać systemów do przekazywania niezbędnych danych między firmą a insytytucją finansową, więc ważne by było to bezproblemowe od strony operacyjnej.

Gdy wybrałeś już instytucję finansową to kolejnym krokiem będzie podpisanie umowy o zarządzanie PPK (do 23 kwietnia br.). Umowa ta zawierana jest w formie elektronicznej nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Pamiętaj, że umowę o zarządzanie PPK masz obowiązek podpisać, niezależnie od tego czy są w Twojej firmie chętni do udziału w samym programie PPK. Podpisanie umowy o zarządzanie nie wiąże się z żadnymi dla ciebie jako podmiotu zatrudniającego, kosztami.

Następnie gdy już masz dokładne dane dotyczące tego którzy zatrudnieni będą uczestniczyć w programie PPK to konieczne jest podpisanie drugiej umowy z instytucją finansową, tj. umowy o prowadzenie PPK, którą jako pracodawca zawrzesz w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w Twojej firmie. Jeśli zaś okaże się, że wszyscy zatrudnieni rezygnują z udziału w PPK, to tej drugiej po prostu nie podpisujesz.

Kto może uczestniczyć w programie PPK?

W programie PPK mogą wziąć udział osoby zatrudnione, które ukończyły 18 lat, a nie ukończyły 55 lat. Nie będą brać w nim udziału osoby, które złożyły deklarację o rezygnacji. W przypadku osób, w programie PPK mogą też wziąć udział osoby, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70 lat pod warunkiem, że złożą stosowny wniosek.

Czy każdy mikroprzedsiębiorca musi wprowadzić PPK?

Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK, przepisów tej ustawy nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z przystąpienia do PPK.  W takiej sytuacji zatem nie będziesz musiał wdrażać PPK.

Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców mikroprzedsiębiorcą jest przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Pamiętaj, że status mikroprzedsiębiorcy nie zwalnia Cię z konieczności wcześniejszego przedstawienia osobom zatrudnionym informacji o programie, o których pisałam powyżej – akcja informacyjna musi być skierowana do każdej osoby zatrudnionej tak by mogła świadomie podjąć decyzję co do przystąpienia lub rezygnacji. Dopiero jeśli okaże się, że żadna z zatrudnianych przez Ciebie osób nie chce przystąpić do programu PPK możesz odstąpić od jego wdrażania.

Jeśli jednak w późniejszym czasie choćby jeden z pracowników zmieni zdanie i zgłosi Ci, że chce jednak brać udział w PPK to będziesz miał obowiązek wdrożenia programu PPK w firmie, nawet tylko dla tej jednej osoby.

Jeśli w Twojej firmie prowadzisz PPE …

Jeśli  nie spełniasz powyższych warunków przewidzianych dla mikroprzedsiębiorcy lecz w terminie, w którym powinieneś wdrażać PPK w Twojej firmie prowadzone jest dla pracowników PPE oraz naliczane i odprowadzane składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia i jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych to nie masz obowiązku wdrażania PPK.

Więcej o tym, w jakich sytuacjach nie musisz wdrażać PPK w swojej firmie przeczytasz tutaj.